Como administrar de forma eficiente tus e-mails

Cuando comenzamos nuestra jornada laboral,  una de las primeras actividades del día es revisar el correo electrónico. Este medio de comunicación se ha convertido en nuestro mejor aliado, ya que es rápido y económico.  Cuesta lo mismo enviar un mensaje de dos líneas que uno de cien, el precio es el mismo sin importar el destino.  Los siguientes consejos serán de gran utilidad para optimizar el uso del mismo.

gestionar-correctamente-el-email

  • Línea del “asunto”.  Úsala inteligentemente, debes volcar información que de inmediato te ubique en el contenido de tu mensaje.  A medida que el tema evoluciona, el descriptivo del asunto también tiene que hacerlo.
  • El “texto” debe ser breve, tienes que presentar el propósito y las acciones requeridas en el primer párrafo.  Si el texto es demasiado largo corres el peligro que el lector decida no seguir adelante con la lectura.
  • La “redacción” debe presentarse de forma simple y fácil de entender. Puede ser que  un cliente se confunda cuando recibe un e-mail que no está bien escrito. Redacta el texto con ayudas visuales. Resalta frases claves con otro color. Usa viñetas para hacer listas. Lee bien todo lo que has escrito. Asegúrate de haber dicho todo lo que pretendías.  Cerciórate de no haber dicho lo que no querías.
  • Controla la “gramática” y la “ortografía”. La gramática y la ortografía hablan de tu profesionalidad y de tu cuidado del detalle. Revisa que los e-mails no tengan errores antes de enviarlos, y asegúrate de que todos los empleados hagan lo mismo.
  • Evita enviar “e-mails basura” en cadena. Sencillamente no es profesional y va en contra de la confianza que la gente ha depositado en ti.
  • No uses el e-mail para “resolver disputas”.  Siempre es mejor la comunicación verbal. No lo uses para delatar a otras personas.
  • Es conveniente “filtrar” los mensajes entrantes. Por ejemplo, eliminar los que vengan de determinada dirección o tener un “antispam” con tu servidor que muevan los no deseados directamente a la papelera. Esto lo  puedes hacer mediante la opción regla de mensajes.
  • Crea un buen “sistema de archivo” para tus e-mails, donde sea fácil encontrar tus mensajes luego de largo tiempo. Usa reglas que te ayuden a archivar más rápidamente. Crea “carpetas”, la gestión de éstas te permite organizar tus mensajes y documentación de la forma más eficiente.
  • Siempre “firma” tus e-mails. Utiliza el programa de e-mail para añadir una firma al final de los mismos. Incluye tu nombre, cargo y datos de contacto. Si formas parte de un equipo, normaliza la firma para que todos usen la misma. Esto vigoriza tu marca y se ve muy profesional.

Nilda Fernández Capittini. Asistente virtual certificada

 

 

 

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3 comentarios sobre Como administrar de forma eficiente tus e-mails

  • A.V. Tatiana Valdivieso

    Muy buenos consejos y recordatorios, lo voy a compartir.

  • Gracias Tatiana por tu comentario y la retro-alimentación.

  • En línea con lo que recomiendan en este artículo, Outlook es una excelente herramienta para organizar el correo y ser más productivo.
    Saludos!!!

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