10 pautas para ahorrar tiempo y trabajar más rápido

Ahorrar tiempo y trabajar más rápidoNunca  serán suficientes las medidas que tomen los teletrabajadores para hacer sus días cada vez más productivos. Por un lado, han dejado de tener un jefe que los vigile, pero deberán conseguir algo que requiere más voluntad y dedicación: ser vuestro propio jefe.

Pensando es esta tarea, que para algunos puede parecer complicada, es que hoy compartiré con vosotros 10 reglas a seguir para lograrlo.

1. Convertirse en un “fanático” de la concentración.

Centrarse en una sola tarea a la vez y canalizar la energía total en ella. Crear un

estado en que no escuchemos nada de lo que pasa a nuestro alrededor y sólo observemos la tarea en cuestión.

Para lograrlo, primer paso: cortar los teléfonos y apagar todos los avisos de las aplicaciones instaladas en la computadora.

Segundo paso: explicar a todos nuestros familiares que cuando trabajamos no debemos ser interrumpidos, cualquiera sea el pretexto, incluyendo lo urgente. No tolerar ninguna excepción, dejar bien claro que ese es nuestro tiempo de trabajo.

2. Cronometrar todo.

Conozco muy bien lo efectivo que resulta cronometrar cada tarea, es una costumbre que llevo poniéndola en práctica ya hace años. ¿Y por qué hacerlo?, pues por un lado cuando sabemos que estamos cronometrando un trabajo lo hacemos más rápido. Aunque les parezca extraño, es así, prueben y se darán cuenta.

Luego, porque establezco un tiempo límite para cada una de mis tareas. Cada acción  es como un juego: el objetivo es ganarle la batalla al reloj.

3. Fijarse retos, batir sus récords y hacer de esto una pasión.

Por ejemplo, si el último informe que redacté lo hice en 2,30 hs, pues el próximo lo haré en 2 hs. Es sencillo, siempre es posible reducir los tiempos.

Al establecer este tipo de desafíos, nos habituamos a simplificar caminos, a encontrar métodos más sencillos para llegar a una alternativa más rápida y así poder automatizarlas. Cada día tenemos más herramientas que nos facilitan más nuestras tareas, siempre encontraremos alguna que nos lleve por el camino más corto.

4. Suprimir las tareas que no valgan la pérdida de nuestro tiempo.

Hacer una lista de todas las tareas que hemos cronometrado y calcular la rentabilidad media por minuto. De este modo, podremos identificar con facilidad las acciones que demoran nuestra productividad horaria media. Una vez identificadas podremos, ya sea, suprimirlas, simplificarlas, automatizarlas y por qué no, si nuestro presupuesto lo permite, sub-contratarlas.

5. Comenzar por lo más difícil.

Cada día, comenzar nuestra jornada de trabajo, por la tarea más ingrata, aquella que durante día tras día hemos ido dejando de lado. Por lo tanto, organizaremos las tareas empezando con la más desalentadora y terminando con la más agradable.

Supongamos que todas las tareas para ese día nos encantan, entonces buscaremos alguna acción que nos desagrade aunque la hayamos programado para otro día. Imponiéndonos esta regla y llevándola a cabo todos los días, sin excusa que valga, ganaremos en libertad y nos sacaremos de encima ese peso tan grande que nos producen las “tareas negras”, y que llenan de desazón nuestro espíritu hasta que no le demos solución.

6. Separar el trabajo del resto de actividades.

Ni bien se termina el desayuno, atacar todas las tareas del día, así como suena, de golpe, en bloque.

No parar hasta que no estén todas terminadas por completo. Incluso, si es necesario, retrasar el almuerzo.

No planificar nunca entrevistas ni actividades externas durante los horarios que sepamos que aún no habremos terminado las tareas que nos hemos fijado.

Así, obtendremos como resultado que una vez terminada nuestras tareas tendremos el resto del día libre, sin preocupaciones de asuntos por terminar dando vuelta por nuestra cabeza.

Y si miramos a nuestro alrededor, nos sentiremos verdaderamente libres frente a aquellos que están durante todo su día de trabajo, atendiendo el teléfono, al mismo tiempo respondiendo un mail, cortando para ir a almorzar y al fin del día las tareas sin terminar, y peor aún, llevándose la preocupación al fin de semana y empezando, atribulados por los retrasos, el siguiente lunes.

Además, nuestros fines de semana serán de verdadero descanso, sin conectarnos a nuestras computadoras durante 2 días, sin excepción.

7. Focalizar el momento de la finalización de la tarea en curso.

Además de pensar en la tarea que estamos haciendo, debemos poner todo nuestro interés en lo que sentiremos cuando la hayamos terminado, en el placer que nos dará cuando demos por finalizado el documento y lo entreguemos.

Al pensar en el momento de la finalización, en lugar de la dificultad para hacerla, nuestra energía estará puesta en la meta y no en el camino.

No nos detengamos ante cualquier dificultad “dando largas al asunto” y así ganaremos en rapidez.

8. No tolerar la complejidad en las tareas.

Me refiero aquí a tareas tales como: organización de los archivos; herramientas de gestión de las tareas; el software utilizado; la organización del lugar en el cual trabajamos; los procedimientos y métodos que utilizamos en nuestro día a día laboral.

Si esto no nos resulta simple, deberemos cambiar las herramientas o simplificarlas.

9. Utilizar sistema de procedimientos y modelos.

Cuando realizamos un trabajo por primera vez y sabemos que deberemos reproducirlo en el futuro, crear una plantilla con todos los pasos necesarios, por ejemplo si se trata de un artículo, dejaremos constancia de los tipos de letras, las características de los títulos, qué tipo de consultas solemos tener, textos de e-mail que se relacionen. En resumen, todo lo que hace a esa tarea en totalidad. Esto nos hará ganar tiempo en la próxima oportunidad.

10. Establecer hábitos.

Una tarea que se ha repetido cientos de veces siempre resulta más fácil de llevar a cabo que la que hacemos por primera vez. Por lo tanto, debemos definir una regularidad fija para cada una de las acciones que suponemos que se repetirán en el futuro. De esta manera, esas acciones se transformarán en hábitos.

Aquí termino con mis sugerencias, ahora os dejo el turno para llevarlas a la práctica.

Hasta la próxima.

Susana Fernández Capittini. Asistente virtual certificada

 

 

 

Si la información ha sido de su agrado, compártala con sus contactos.

2 comentarios sobre 10 pautas para ahorrar tiempo y trabajar más rápido

  • J Eduardo

    Ola Gracias Por estos consejos me resultaron de mucha utilidad.

  • J Eduardo

    Me alegro muchísimo que le hayan servido los consejos, pues es la finalidad que persigo, ayudar a nuestros lectores. Un saludo, J Eduardo, y gracias por seguirnos. Susana

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